Otrzymanie niespodziewanej nominacji na stanowisko prezeski klubu koszykarskiego Los Angeles Waves dla serialowej Isli Gordon wiązało się nie tylko z koniecznością podejmowania strategicznych decyzji związanych z przyszłością drużyny, współpracami reklamowymi czy transferami sportowców z konkurencyjnych zespołów. Główna bohaterka serialu „Rozgrywająca” bez zarzutu łączyła obowiązki szefowej z funkcją terapeutki dla zawodników borykających się z osobistymi kryzysami. W razie potrzeby prowadziła ożywione negocjacje z władzami innych klubów, błyskawicznie reagowała na komunikaty medialne wydawane przez decydentów mających wpływ na rozkład sił w poszczególnych drużynach, a między skomplikowanymi zadaniami wykonywanymi w przeszklonej sali konferencyjnej sąsiadującej z boiskiem koszykarskim odbierała telefony służbowe, umawiała kolejne spotkania i łagodziła spory między kolegami z zespołu.
Umiejętność przekierowywania uwagi na nowe wyzwania to wprawdzie pożądana cecha u osób piastujących tak wysokie stanowiska, jednak w dłuższej perspektywie konieczność angażowania się w różnorodne zadania w krótkich odstępach czasu może negatywnie wpływać na wydajność czy umiejętność koncentracji nawet najbardziej wytrwałego pracownika. O wysokich kosztach zjawiska w języku angielskim określanego jako task switching rozmawiamy z prof. Anną Baczyńską z Katedry Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.
Czytaj więcej
Batatelizowany i sprowadzany do roli nic nieznaczącej rozmowy o pogodzie, small talk wymaga jednak pewnych umiejętności nawiązywania kontaktu w kil...
Task switching: przy zmianie zadań tracimy czas, płynność działania i rośnie ryzyko błędów
Dyktowana szybko zmieniającymi się warunkami pracy w danej organizacji konieczność ciągłego przekierowywania uwagi na nowe zadania odbija się na produktywności osób pochłoniętych bieżącymi obowiązkami. – Ciągłe przełączanie się między zadaniami to nie jest oznaka nowoczesnej efektywności, tylko bardzo drogi koszt poznawczy. Mówiąc prościej: to trochę tak, jakby ktoś co pięć minut kazał nam wysiadać z jednego pociągu i wsiadać do drugiego, a potem dziwił się, że nie dojechaliśmy na czas. Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne (APA), powołując się m.in. na badania Davida E. Meyera, Joshuy S. Rubinsteina i Jeffreya E. Evansa z University of Michigan, pokazuje, że przy zmianie zadań tracimy czas, płynność działania i rośnie ryzyko błędów. Człowiekowi wydaje się, że działa szybko, ale w praktyce pracuje wolniej i mniej precyzyjnie. Z perspektywy pracy im więcej przerywania, tym mniej domkniętych spraw. Pracownik może być cały dzień „w ruchu”: odpisać na wiele maili, odebrać kilka telefonów, zerknąć na Teams, poprawić tabelki i jeszcze skomentować prezentację, a wieczorem i tak mieć poczucie, że najważniejsze zadanie nadal leży tam, gdzie leżało rano – wyjaśnia prof. Anna Baczyńska.
Opisany mechanizm to, jak zauważa rozmówczyni, paradoks zjawiska task switching. – Człowiek jest zmęczony jak po maratonie, a efekt czasem bardziej przypomina spacer w miejscu. Bardzo ważne są tu także badania Sophie Leroy, która opisała zjawisko attention residue, czyli „resztkowej uwagi”. Gdy przerywamy jedno zadanie i przechodzimy do kolejnego, część naszej koncentracji zostaje mentalnie przy tym pierwszym. Formalnie jesteśmy już na spotkaniu online, ale w głowie dalej siedzi niedokończony raport albo mail, na który nie zdążyliśmy odpowiedzieć. I właśnie dlatego po przerwaniu tak trudno od razu wejść na pełne obroty. Mózg nie ma przycisku „zamknij wszystko i zacznij od nowa” – tłumaczy prof. Anna Baczyńska.
Czytaj więcej
Opisana w książce „Walk Away: Step Out to Step Up” strategia polega na rezygnacji z zajęcia, które mimo wykazywanych wyników nie wiąże się z rozwoj...
Antidotum na task switching: sensowne zasady pracy
Jeśli jednak zewsząd dobiegają komunikaty o konieczności zajęcia się nowym zadaniem i tymczasowego porzucenia tego, na którym dana osoba koncentrowała się wcześniej, warto wypracować pewne mechanizmy ułatwiające żonglowanie między poszczególnymi obowiązkami. – Jeśli pytamy, jak sobie z tym radzić, odpowiedź „lepiej się zorganizuj” z pewnością nie wystarczy. Potrzebne są sensowne zasady pracy. Mniej losowych przerwań, jaśniejsze priorytety, bloki czasu na skupienie i większa dyscyplina komunikacyjna w zespołach. Bo jeśli wszystko jest pilne, to zwykle nic nie jest naprawdę ważne. A firma, w której każdy wszystkim odpisuje natychmiast, może mieć świetny czas reakcji i bardzo słaby czas dowożenia – zastrzega rozmówczyni.
Potrzeba ciągłego przełączania uwagi na różne zadania może wynikać z wielu czynników charakteryzujących pracę w danej organizacji. Niejednokrotnie jej przyczyna wiąże się też z brakami kadrowymi w zespole i koniecznością umiejętnego wykonywania zadań zwykle przypisywanych osobom na kilku różnych stanowiskach. Nie bez znaczenia pozostaje też zakres obowiązków regularnie powiększający się w miarę otrzymywania nowych zleceń. Wymagający klienci oczekują wykonania danej usługi na najwyższym poziomie, często nie mając przy tym świadomości, że osoba odpowiedzialna za ich projekty dzieli swoją uwagę na wiele innych zadań. – Częściowo to zjawisko bierze się z organizacji pracy: z nadmiaru komunikatorów, maili, spotkań oraz z kultury natychmiastowej reakcji. Ale częściowo także z nas samych. Badania Glorii Mark z University of California pokazują, że wiele przerwań inicjujemy sami. Nie zawsze ktoś nam przeszkadza, czasem sami sobie przeszkadzamy. Zwłaszcza wtedy, gdy zadanie jest trudne, nudne albo wymaga dużego skupienia. Wtedy mózg podpowiada: „tylko sprawdzę maila”, „tylko zerknę na telefon”, „tylko coś szybko ogarnę”. Problem w tym, że z tych wszystkich „tylko” robi się pół dnia – wyjaśnia prof. Anna Baczyńska.
Czytaj więcej
Pozorny awans polegający na zwiększaniu zakresu obowiązków bez zmiany stanowiska i wysokości wynagrodzenia określa się jako ghost growth. Według ja...
Task switching bywa formą cichego autosabotażu
Nieświadomi konsekwencji licznych aktywności podejmowanych w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, pracownicy niejednokrotnie sami utrudniają sobie realizację bieżących zadań, przekierowując uwagę na źródła informacji niezwiązane z powierzonymi im obowiązkami. Nadmierna koncentracja na działaniach pobocznych może skutecznie spowolnić sfinalizowanie ważnego projektu lub wpłynąć na jakość dostarczonej usługi. – Task switching bywa formą cichego autosabotażu. Nie spektakularnego, tylko bardzo codziennego i elegancko ubranego w pozory produktywności. Człowiek wygląda na zajętego, kalendarz pęka w szwach, komunikatory migają, a najważniejsza praca wciąż czeka. Tymczasem można być bardzo zapracowanym i jednocześnie mało skutecznym. Dziś wielu pracowników nie pracuje za mało. Oni po prostu pracują w zbyt wielu kontekstach jednocześnie – zastrzega rozmówczyni.
Serialowej Isli Gordon brawurowo odegranej przez Kate Hudson nie można zarzucić braku skuteczności w działaniach podejmowanych w ekspresowym tempie. Wprawdzie towarzyszący jej na co dzień chaos skutkuje wydarzeniami, których można by uniknąć, poświęcając im choćby minimum uwagi, jednak mechanizmy wykształcone przy okazji realizacji niezliczonych zadań w krótkim czasie pozwalają zażegnać niejeden kryzys. Poza ekranem trudno liczyć na tak korzystny rozwój wypadków w sytuacjach awaryjnych, jednak przedstawione w show wydarzenia warto potraktować jak wskazówki umożliwiające rozegranie task switching na poziomie mistrzowskim.
